Teknologi Perkantoran : Kendaraan

Setiap perusahaan dan perkantoran tentu membutuhkan kendaraan operasional. Untuk kebutuhan kendaraan operasional level manajemen, karyawan, tamu, logistik maupun kegiatan-kegiatan lainnya. Untuk setiap kegiatan tersebut dibutuhkan kendaraan yang baik serta sesuai dengan fungsinya. Di masa sekarang, banyak sekali jenis kendaraan yang beroperasi, mulai dari kendaraan darat, laut, hingga udara. Masing-masing dari kendaraan tersebut memiliki beragam jenis dan tingkat kecanggihan tersendiri. Di masa sekarang pun sudah banak sekali alat transportasi canggih, contohnya seperti mobil tercanggih di dunia saat ini yaitu Buggati Veyron yang memiliki akselerasi 0 sampai 100 km/jam dalam 3 detik.

Di dalam perkantoran pun, kendaraan menjadi elemen yang sangat penting, kendaraan adalah sarana penunjang berjalannya suatu bisnis atau perusahaan dengan baik. Kendaraan dapat berfungsi sebagai alat transportasi untuk karyawan, klien, serta mengangkut/mengantar barang yang diperlukan dari satu tempat ke tempat yang lain.

Ada pula satu kendaraan yang saat ini digadang akan menjadi alat transportasi pengantar barang yang cepat dan praktis, yakni drone. Maka dari beberapa perkantoran di dunia saat ini telah memfasilitasi tempat pendaratan drone. Mungkin di masa depan, pengantaran akan di lakukan oleh cara yang sama di setiap Gedung perkantoran. Drone dapat berfungsi dengan baik, karena lalu lintas di udara memiliki hambatan yang lebih sedikit dibandingkan dengan daratan. Pengantaran barang akan tiba tepat waktu. Akan diperlukannya jalur khusus untuk kendaraan yang satu ini apabila nanti akan banyak orang yang menggunakannya sebagai keperluan akivitas sehari-hari.

Kendaraan yang ramah lingkungan saat ini sangat diharapkan, selain dapat dengan cepat sampai ditujuan, kendaraan ini juga ramah lingkungan, seperti tidak menyebabkan macet dan polusi udara. Mungkin di masa depan, akan ada sebuah kendaraan dimana setiap karyawan membutuhkannya untuk alat transportasi menuju kantor, kendaraan yang berukuran lebih kecil dan hanya dapat dikendarai satu orang saja supaya tidak memakan ruang terlalu besar saat di perjalanan, hal ini dapat mengurangi kemacetan lalu lintas. Ada baiknya pula jika suatu hari nanti ada kendaraan khusus dan jalur khusus menuju perkantoran, seperti bus sekolah yang mengantar siswa-siswinya ke sekolah tepat pada waktunya. Hal ini selain dapat mengefisiensikan waktu, namun juga karyawan tidak akan dating terlambat.

Berikut adalah cara penyusutan kendaraan mobil!

Penyusutan merupakan prosedur perhitungan nilai aset selama masa penggunaannya. Setiap aset akan mengalami penurunan nilai dalam jangka waktu tertentu. Maka dari itu, perusahaan harus mengetahui penyusutan aktiva supaya dapat berkembang secara seimbang. Nah, apakah Anda sudah tahu bagaimana langkah-langkah kalkulasinya?

·         Metode Garis Lurus (Straight-Line Method)

Metode yang pertama ini paling sering digunakan dalam akuntansi demi menjaga beban penyusutan tetap konstan dan simpel sepanjang usia ekonomis aset. Ada dua rumus yang dapat dipakai dalam metode ini, yakni perhitungan dengan nilai residu dan perhitungan tanpa nilai residu.

·         Perhitungan menggunakan nilai residu

Cara perhitungan ini memakai rumus berikut:

(Harga Perolehan ― Nilai Residu) ÷ Umur Ekonomis = Penyusutan

Sebagai contoh, sebuah perusahaan membeli mobil operasional pada tanggal 2 Februari 2001 dengan harga Rp350 juta. Mobil itu diperkirakan mempunyai masa pakai 4 tahun dengan nilai residu Rp100 juta. Besar penyusutan per tahunnya, yakni

(Rp350.000.000 ― Rp100.000.000) ÷ 4 tahun = Rp62.500.000

·         Perhitungan tanpa nilai residu

Perhitungan berikutnya menggunakan rumus sebagai berikut:

Harga Perolehan ÷ Umur Ekonomis = Penyusutan

Misalnya, suatu perusahaan membeli mesin produksi senilai Rp300.000.000 pada tanggal 30 Maret 2004. Mesin tersebut diperkirakan tak akan mempunyai nilai residu pada masa akhir pemakaian dan bisa beroperasi sampai 6 tahun. Artinya, masa penyusutan mesin per tahun, yaitu

Rp300.000.000 ÷ 6 tahun = 50.000.000

·         Metode Saldo Menurun Ganda (Double Declining Balance Method)

Cara menghitung penyusutan aktiva yang kedua adalah metode saldo menurun ganda. Metode ini dipakai untuk mengkalkulasikan biaya penyusutan pada mesin produksi. Ini karena performa mesin umumnya bagus pada awalnya, tetapi cenderung menurun saat mendekati masa akhir pemakaian. Metode saldo menurun ganda menggunakan rumus perhitungan berikut:

(Harga Perolehan ÷ Umur Ekonomis) × 2 = Penyusutan

Contohnya, PT Sinar membeli mesin produksi seharga Rp250.000.000 pada tanggal 15 April 2006. Mesin tersebut diperkirakan tak mempunyai nilai residu pada masa akhir pemakaian dan bisa beroperasi selama 8 tahun. Beban penyusutan per tahun dari mesin itu, yakni

·         Penyusutan Akhir Tahun Pertama = (Rp250.000.000 ÷ 8 tahun) × 2 = Rp62.500.000

·         Penyusutan Akhir Tahun Kedua = (Rp187.500.000 ÷ 8 tahun) × 2 = Rp46.875.000

·         dan seterusnya.

·         Metode Jumlah Angka Tahun (Sum of Years’ Digits Method)

Sama halnya dengan metode saldo menurun, metode ketiga ini biasa dipakai sebagai cara menghitung penyusutan pada mesin produksi. Namun, rumus yang digunakan sangat berbeda. Simak rumus berikut:

(Harga Perolehan ― Harga Residu) × [(n / (n + (n ― 1) + (n ― 2) + …)] = Penyusutan

Huruf “n” dalam rumus di atas menggambarkan usia ekonomis dari aktiva. Misalnya, umur ekonomis dari sebuah mesin produksi adalah 6 tahun. Artinya, angka di bawah pecahan mewakili total dari usia ekonomis mesin. Angka penyebut yang dipakai ialah 6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 21.

·         Metode Unit Produksi (Units of Production Method)

Dalam metode ini, nominal dari penyusutan yang dikeluarkan pada masa tertentu mempunyai nilai proporsional. Nilai tersebut seimbang dengan kapasitas produksi dibandingkan dengan perkiraan kapasitas produksi maksimal selama usia ekonomis aset. Metode unit produksi banyak dipakai oleh perusahaan manufaktur untuk menggambarkan sisa usia dari aktiva mereka. Rumusnya sebagai berikut:

(Harga Perolehan ― Harga Residu) × (Pemakaian ÷ Kapasitas Maksimal) = Penyusutan

Sebagai contoh, PT Makmur Maju membeli mobil keluaran terbaru untuk operasional pada 20 November 2015. Mobil tersebut memiliki harga Rp400.000.000 dan dibayar secara tunai. Empat tahun kemudian, perusahaan bermaksud menjual mobil dengan harga Rp100.000.000. Mobil yang dibeli dapat menempuh jarak sampai 100.000 km. Namun, mobil itu sekarang telah menempuh jarak 50.000 km selama pemakaian. Biaya penyusutannya, yaitu

(Rp400.000.000 ― 100.000.000) × (50.000 km ÷ 100.000) = Rp150.000.0000

Itulah uraian seputar cara menghitung penyusutan yang wajib Anda cermati. Dengan mengkalkulasikan penyusutan nilai aset, nilai total dari bisnis Anda dapat diketahui secara pasti. Perhitungan penyusutan pun bisa menghindarkan perusahaan dari masalah perpajakan. Selain itu, masa pakai aset dapat dimaksimalkan dan waktu pergantiannya mudah diketahui.

Sumber : https://www.akseleran.co.id/blog/cara-menghitung-penyusutan/

Teknologi Perkantoran : SDM (Sumber Daya Manusia)

Sumber Daya Manusia merupakan salah satu elemen penting agar sebuah bisnis atau perusahaan dapat berjalan dengan baik. tanpa adanya elemen tersebut atau kualitasnya kurang baik, perusahaan akan sulit berjalan dan beroperasi dengan semestinya. Secara umum, definisi dari sumber daya manusia terbagi menjadi dua, yaitu definisi SDM secara makro dan juga definisi SDM secara mikro.

Definisi istilah SDM secara makro merupakan jumlah penduduk dengan usia produktif yang ada di sebuah negara.

Sedangkan pengertian dan definisi SDM secara mikro cenderung mengarah pada individu yang bekerja dalam sebuah institusi.

Menurut Hasibuan, SDM ini adalah manusia yang mempunyai kemampuan terpadu yang dicirikan dengan pola pikir dan daya fisik yang baik.

Sejalan dengan opini tersebut, Ermaya mendefinisikan SDM adalah sebagai suatu faktor utama yang penting dalam tiap proses pembangunan negara, perusahaan, maupun organisasi.

Berdasarkan pengertian dari kedua pakar ini, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dari SDM ini adalah merupakan satu individu dan sumber utama yang bekerja sebagai inti penggerak dari sebuah perusahaan atau organisasi.

Mereka menjadi dasar penggerak, pemikir dan perencana sebuah perusahaan sehingga harus dilatih dan dikembangkan kemampuannya demi mencapai tujuan guna mengembangkan suatu perusahaan.

Jadi apa sajakah fungsi sumber daya manusia? Anda akam memahaminya setelah melanjutkan membaca tulisan ini.

Peran dan Fungsi Sumber Daya Manusia

Peran SDM disini bisa dibilang cukup banyak, seperti turut menyumbang kontribusi dalam aktivitas perencanaan, pengarahan, dan pengorganisasian jalannya sebuah perusahaan.

Peran SDM dan manajemen sumber daya manusia terbilang penting, yakni menentukan faktor produksi, membangun, serta mengembangkan perusahaan.

Jika tidak ada SDM yang mumpuni dan memadai, pastinya secara otomatis perusahaan akan gagal meraih tujuan yang ingin dicapai.

Selain itu, keberadaaan dari SDM ini juga merupakan faktor kunci dalam menentukan keberhasilan dan kesuksesan pada sebuah perusahaan atau organisasi.

Untuk lebih jelasnya, berikut merupakan fungsi dari sumber daya manusia:

·         Tenaga Kerja

Yang pertama sebagai tenaga kerja. Fungsi keberadaan SDM sebagai tenaga kerja adalah untuk menghasilkan barang atau jasa dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Individu yang termasuk dalam tenaga kerja adalah mereka yang berada dalam usia kerja, yaitu 15-64 tahun.

Usia paling produktif seorang tenaga kerja biasanya terjadi pada usia 20-an sampai dengan usia 40-an.

·         Tenaga Ahli

Lalu selanjutnya fungsi sebagai tenaga ahli. Sumber daya manusia sebagai tenaga ahli menjadi keunggulan dalam pembangunan dan pengembangan suatu perusahaan atau organisasi.

Lalu keberadaan SDM dibantu dengan kemajuan teknologi saat ini akan berperan penting dalam menjaga keunggulan dan menghasilkan produk yang bermutu tinggi.

·         Pemimpin

Selain itu, fungsi dari SDM sebagai pemimpin berfungsi untuk mengatur jalannya perusahaan dari atas agar perusahaan bisa berjalan dengan semestinya.

Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan untuk memimpin dan membimbing individu atau tim yang berada dalam kuasanya.

Setiap perusahaan memerlukan kerja sama antarindividu dalam menjalankan usahanya.

Seorang pemimpin diperlukan untuk memandu kerja antar individu tersebut agar tetap padu dan tidak ada gesekan.

·         Pengusaha

Sumber daya manusia sebagai pengusaha harus mampu bekerja dengan baik secara mandiri untuk mengembangkan usaha atau bisnisnya.

Pengusaha biasanya melibatkan dirinya sendiri dalam proses produksi untuk menghasilkan barang atau jasa.

Seorang pengusaha harus memiliki kemampuan dalam mengenali produk, menentukan cara produksi, menyusun manajemen operasi untuk pengadaan produk baru, memasarkannya, serta mengatur permodalan operasinya.

·         Produsen

Sumber daya manusia sebagai produsen merupakan individu yang menghasilkan barang dalam memenuhi kebutuhan manusia.

Produsen dapat menambah nilai atau manfaat suatu barang serta menciptakan barang baru untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan manusia yang tidak ada habisnya.

·         Konsumen

Menurut KBBI, konsumen merupakan pemakai barang hasil produksi, penerima pesan iklan, dan pemakai jasa. Jadi, sumber daya manusia sebagai konsumen adalah individu yang memakai barang atau jasa yang tersedia dalam masyarakat.

Sebagian besar konsumen adalah pengguna akhir dari suatu barang atau jasa yang diproduksi. Konsumen memakai barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan dalam menjalani hidup. 

Manajemen Sumber Daya Manusia

Disebutkan kalau sebuah SDM yang baik akan membutuhkan sistem dan pengelolaan yang terstruktur. Manajemen SDM bertanggung jawab dalam menangani berbagai masalah pada ruang lingkup pegawai dalam bekerja terkait usaha mengembangkan perusahaan.

Keberadaan manajemen SDM dalam suatu perusahaan atau organisasi sangat penting guna menjaga kelangsungan perusahaan agar tetap berjalan dengan baik dan terus berkembang.

Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

·         Mengatur Keanggotaan

Manajemen SDM berfungsi untuk membentuk perencanaan terkait seleksi tenaga kerja sesuai kebutuhan perusahaan.

Prosesnya terdiri dari perencanaan, pemilihan, dan seleksi. Semakin besar perusahaan maka semakin banyak pula SDM yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.

Oleh karena itu manajemen SDM berfungsi untuk menyaring dan merekrut tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.

·         Evaluasi Performa

Manajemen SDM bertugas mengevaluasi performa tenaga kerja dan memastikan masing-masing tenaga kerja melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan pekerjaannya.

Manajemen SDM biasanya melakukan pelatihan dan penilaian dalam pengadaan SDM pada suatu perusahaan.

Fungsi dari evaluasi performa ini adalah agar setiap individu memenuhi standar kinerja perusahaan. 

·         Kompensasi

Manajemen SDM bertanggung jawab memberi kompensasi terkait kinerja tenaga kerja.

Manajemen harus memastikan gaji, bonus, serta tunjangan lainna dibayarkan sesuai dengan kinerja sumber daya manusia serta tidak menyalahi hukum peraturan standar seperti sesuai upah UMR.

·         Pelatihan dan Pengembangan

Manajemen SDM juga berfungsi untuk merencanakan dan membuat program untuk calon karyawan, karyawan baru, atau juga karyawan lama demi menghasilkan kinerja yang lebih berkualitas.

Pelatihan dibutuhkan untuk calon karyawan dan karyawan baru, sedangkan pengembangan ditujukan untuk karyawan lama agar bisa meningkatkan kinerjanya.

·         Relasi

Manajemen SDM dan tenaga kerja sebagai individu harus membangun relasi yang baik agar tidak menimbulkan masalah yang berkaitan dengan serikat pekerja.

Hal ini berguna untuk kelangsungan perusahaan demi menghindari adanya mogok kerja atau demontrasi yang dilakukan tenaga kerja.

·         Kesehatan dan Keamanan

Manajemen SDM bertanggung jawab atas kesehatan dan keamanan tenaga kerja selama bekerja di suatu perusahaan.

Keselamatan tenaga kerja harus menjadi prioritas terutama bagi perusahaan yang berkaitan dengan produksi.

Hal ini tentunya akan berpengaruh terhadap kredibilitas perusahaan.

Kerja yang dilakukan juga harus sesuai standar keamanan agar tidak mengganggu kesehatan tenaga kerja.

Jika kesehatan dan keamanan tenaga kerja bisa terjamin, otomatis perusahaan akan terus berjalan dengan baik.

·         Pengintegrasian

Fungsi manajemen SDM selanjutnya adalah untuk mengintegrasikan serta menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan kepentingan perusahaan agar seluruh kegiatan operasional dapat berjalan dengan baik.

·         Pemeliharaan

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, tenaga kerja adalah merupakan bagian dari SDM yang sangat berperan penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan.

Oleh karena itu dibutuhkan pemeliharaan untuk menjaga kondisi fisik, mental, serta loyalitas karyawan agar hasil yang diperoleh maksimal.

·         Pemutusan

Manajemen SDM juga berfungsi untuk memutuskan atau mengakhiri hubungan kerja/kontrak  atau yang lebih dikenal dengan istilah Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap karyawan yang biasanya disebabkan oleh satu dan lain hal.

Dari penjabaran di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen sumber daya manusia sangat penting bagi kesuksesan dan juga kesejahteraan perusahaan secara jangka panjang.

Tanpa adanya manajemen sumber daya manusia, akan tercipta atmosfer yang tidak sehat, serta akan ada kesenjangan antar karyawan yang nantinya berimbas buruk terhadap kinerja perusahaan.

Teknologi Perkantoran : Peralatan

 

Menurut KBBI, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam mencapai suatu tujuan yang diinginkan, secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.

Peralatan kantor meliputi benda-benda yang berukuran relatif besar dan kebanyakan digunakan untuk jangka panjang. Misalnya adalah meja, kursi, lemari, komputer, pesawat telepon, dll. Secara harga, kebanyakan peralatan kantor lebih mahal jika dibandingkan dengan perlengkapan kantor. Oleh karena itu, perawatan sangat diperlukan biar lebih awet.

Tujuan Pengadaan Peralatan Kantor

·         Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan.

·         Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

·         Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur.

·         Untuk menjamin keselamatan bagi yang menggunakan alat-alat tersebut.

Manfaat Pengadaan Peralatan Kantor

·         Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor.

·         Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.

·         Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan.

Macam-macam Peralatan Kantor

·         Meja dan Kursi Kantor

·         Perangkat Komputer

·         Printer & Scanner

·         Mesin Fotokopi

·         Alat Penghancur Kertas

·         Mesin Absensi

·         Lemari Arsip

·         Perangkat Telepon dan Mesin Faks

·         Alat Penghitung Uang

·         Proyektor LCD

·         Kalkulator

·         Filling Cabinet

·         Lemari Arsip

·         Numerator

·         Perforator

·         Stepler

·         Alat Sortir dll

Source : salamadian.com, KBBI

Teknologi Perkantoran : Mesin

Macam Mesin Kantor

Dunia kerja pasti ada tujuan untuk mengatur kesuksesan dalam perusahaan tersebut. Termasuk mengatur manajemen pemeliharaan yang di dalamnya ada dua unsur yang harus ditentukan.

Apa saja unsur tersebut? Keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan. Nah, adapun prosedur pemeliharaan mesin yang harus diperhatikan yaitu pembersihan dan pelumasan.

Tujuan dari pembersihan ini untuk menghindari korosi, kemacetan karena adanya kotoran dan ini dilakukan secara rutin.

Sedangkan pelumasan bertujuan agar tidak terjadi gesekan material mesin secara langsung, mendinginkan panasnya mesin pada kondisi tertentu dan juga memperpanjang umur mesin.

Untuk mesinnya sendiri ada banyak macamnya, yaitu:

1. Komputer

Pasti sudah tidak asing dengan komputer ini. Komputer yang pada umumnya harus ada di dalam kantor dan menjadi mesin yang selalu diandalkan bagi pekerja kantor.

Komputer ini bisa disebut dengan mesin kantor yang serbaguna. Komputer ini pasti memakai tenaga listrik dengan kekuatan pengolahan data yang luas dan juga bermacam.

Selain itu, komputer juga bisa digunakan untuk meletakkan atau menyimpan data penting yang bersifat pribadi atau pun data pekerjaan.

2. Printer

Ada komputer pasti ada printer. Printer ini bisa dikatakan dengan teman dekatnya komputer. Mengapa? Karena jika ada komputer yang menyimpan data kemudian untuk dicetak, maka printer ini akan mencetak data tersebut.

Data tersebut bisa berupa dokumen, surat , arsip dan dokumen penting lainnya. Selain itu, printer ini juga bisa digunakan untuk grafik, gambar atau foto dan lainnya.

Untuk jenis printer sendiri ada banyak, bisa memilih sesuka hati dan cocok untuk digunakan dalam kantor. Untuk cara kerja printer harus diperhatikan juga, karena jika ada kesalahan teknis maka printer akan bisa rusak.

Sedangkan, dokumen yang nantinya akan dicetak harus membutuhkan tinta. Mengapa? Karena jika tidak ada tinta, lalu apa yang akan dicetak. Nah, untuk jenis tinta ini ada banyak dan fungsinya berbeda-beda.

3. Scanner

Alat ini juga tidak kalah penting dengan printer, mengapa? Karena alat ini juga termasuk salah satu perangkat input pada komputer.

Fungsi dari alat scanner ini yaitu untuk menduplikat objek seperti mesin fotocopy. Alat ini menggunakan sensor cahaya untuk mendeteksi tulisan, struktur, gambar atau objek yang discan kemudian dikirim ke komputer dalam bentuk digital.

Nah, kegunaan lain dari scan ini yaitu jika saat kehilangan file seperti makalah, foto atau dokumen lain bisa menyimpan file tersebut ke komputer. Jadi saat file itu hilang atau rusak, masih punya simpanan atau salinan di komputer.

4. Mesin Offset

Mesin offset ini merupakan mesin yang menggunakan master atau plate cetak dengan proses pemindahan huruf atau gambar ke blanket. Secara singkat, peralihan tinta tidak langsung ke bahan cetaknya, tapi melalui blanket.

Mesin ini berbeda dengan printer, mengapa? Karena mesin ini digerakkan menggunakan listrik dengan komponen mekanis. Selain itu, proses cetaknya juga dibantu dengan zat kimia yang disebut dengan fixer.

Adapun ciri dari mesin offset ini adalah:

Bisa menggunakan jenis tinta emas, silver dan juga warna gradasi abu-abu.

Hasil cetak pada kualitas warna dari mesin ini lebih tahan lama dari pada menggunakan print digital.

Bisa mencetak dengan tinta full block dengan hasil yang tajam dan merata.

5. Mesin Penjilid

Macam-macam mesin kantor selanjutnya yaitu mesin penjilid atau bisa disebut dengan biding machine. Mesin ini termasuk mesin kantor yang digunakan untuk menjilid buku atau lembaran-lembaran.

Selain itu, mesin ini bisa untuk disatukan dengan menggunakan spiral yang berupa kawat atau plastik.

Untuk membedakan mana yang kawat dan mana yang plastik yaitu, jika spiral kawat ini memiliki lubang yang pembolongnya berbentuk bulat. Sedangkan, untuk spiral plastik ini pembolongnya berbentuk kotak.

6. Mesin Spiritus Duplicator

Mesin spiritus duplicator merupakan mesin kantor yang salah satunya sebagai alat pengganda cairan. Mesin ini memiliki banyak komponen dengan cara kerja mesinnya bersifat mekanis.

Mesin ini masih menggunakan tenaga manusia sebagai tenaga penggeraknya. Selain itu, mesin ini menggunakan master paper atau kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin.

Pada penggandaan mesin ini menggunakan kertas folio dan untuk percetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

7. Mesin Diktafon

Mesin diktafon atau mesin dikte merupakan mesin perekam atau pencatat suara yang hasil dari rekaman tersebut bisa diulang kembali. Sehingga, apa yang sudah dibicarakan menjadi lebih jelas.

Nama lain dari mesin dikte yaitu mesin imla dan mesin ini terdiri dari dua jenis, yaitu mesin dictating machine untuk perekam dan transcribing machine untuk pelatihan.

8. Mesin Faksimile

Sedangkan untuk masin faksimile ini digunakan untuk mengirim surat secara cepat, mulai dari satu tempat ke tempat lain. Baik itu tempat yang dekat atau pun jauh, bahkan bisa sampai ke lintas negara.

Selain surat, mesin ini bisa digunakan juga untuk mengirim peta, diagram cuaca, dokumen dan lainnya.

Mesin ini bisa dibilang dengan nama fax atau telecopier, mengapa? Karena mesin ini bisa mengirim informasi atau dokumen di beberapa waktu dalam waktu yang relatif singkat.

9. Mesin Absensi

Macam-macam mesin kantor berikutnya yaitu mesin absensi. Mesin ini merupakan mesin yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan, siswa atau anggota organisasi. Tapi, mesin ini banyak digunakan di kantor, sekolah atau instansi di sebuah proyek.

Hal yang terpenting dari mesin ini yaitu, untuk mencatat jam kerja bagi perusahaan yang menghitung gaji atau upah menggunakan hitungan waktu.

Selain itu, mesin ini juga penting untuk digunakan di sekolah, karena akan membantu mengajarkan kedisiplinan kepada siswa.

10. Mesin Penghitung Uang

Tidak asing dengan mesin ini yaitu mesin penghitung uang. Sudah jelas dari judulnya, bahwa mesin ini berfungsi untuk menghitung beberapa uang dalam jumlah yang banyak. Baik itu uang logam maupun uang kertas.

Dalam penggunaan mesin ini biasanya pada jasa perbankan, mengapa? Karena mesin ini sangat mempermudah teller dalam menghitung uang.

Dari pada menghitung uang secara manual, akan menyulitkan pekerjaan. Tapi dengan mesin ini akan mempercepat pekerjaan dan juga praktis.

11. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy juga termasuk mesin kantor yang berfungsi sebagai mesin pengganda yang berbentuk dokumen. Seiring dengan perkembangnya waktu, mesin ini bisa juga digunakan untuk usaha fotocopy dan peralatan kantor lainnya.

Dalam perkembangan teknologi, mesin ini mengalami perkembangan yang sangat pesat. Mesin ini sudah dilengkapi dengan beberapa fitur yang canggih.

Jadi mesin ini tidak hanya untuk menggandakan dokumen saja, tapi juga digunakan untuk memudahkan pekerjaan yang lain seperti scan, print dan lainnya.

12. Mesin Risograph

Mesin risograph atau bisa disebut dengan mesin RISO, merupakan mesin yang digunakan untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan kecepatan tinggi.

Kemampuan mencetak dalam kecepatan tinggi yaitu bisa sampai 120 halaman per menit. Dalam kegunaan lain mesin ini bisa untuk kepentingan bisnis seperti percetakan, mengapa? Karena biaya mesin ini lebih efisien dari pada mesin cetak biasa seperti printer.

13. Mesin Stensil

Mesin ini merupakan mesin cetak dokumen yang berbentuk lembaran dalam jumlah banyak. Mesin ini biasanya digunakan pada usaha percetakan atau kantor.

Mesin ini hampir sama dengan mesin fotocopy, bedanya hanya master mesin stensil dibuat pada khusus master dan dipasang pada drum atau blanket.

Fungsi lain dari mesin ini yaitu bisa mencetak dokumen dengan media master dengan kecepatan tinggi.

14. Mesin Telex

Mesin ini disebut juga teleprinter exchange merupakan jaringan yang hampir sama dengan jaringan telepon, tapi hanya digunakan untuk mengirimkan pesan yang berbasis teks saja.

Jaringan ini telah tersedia untuk hubungan internasional dan menggunakan teknik sinyal yang telah ditentukan oleh Internasional Telecommunication Union (ITU).

Fungsi lain dari mesin ini yaitu dulu banyak digunakan oleh bank dan militer, karena mesin ini sangat efektif dan akurat dalam pengiriman atau pengiriman berita.

Bagian paling utama yaitu tidak bisa disadap, mengingat sistem operasional telex ini memerlukan arus kerja tertentu. Sehingga lebih dan kurang sedikit saja akan menimbulkan permasalahan.

15. Mesin Tik

Macam-macam mesin kantor yang terakhir yaitu mesin tik atau mesin ketik. Mesin ini bermanfaat untuk membantu pekerjaan di instansi. Selain itu bisa juga digunakan untuk membuat sebuah surat izin atau pernyataan lainnya.

Mesin ini biasanya digunakan di rumah sakit, kepolisian bahkan juga di kantor yang memiliki arsip banyak dan membutuhkan alat ketik yang praktis. Mesin ini memiliki tombol untuk huruf pada font yang nantinya akan langsung dicetak di kertas.

 

Source : masnid.com

Teknologi Perkantoran : Gedung

 

Di era yang semakin modern ini, segala hal di dunia dapat berubah mengikuti arus zaman, begitu pula halnya dengan sebuah gedung. Fakta bahwa manusia selalu memilki ide yang kreatif dan luar biasa dibuktikan salah satunya oleh arsitektur gedung yang luar biasa. Selain menampilkan fisik yang indah, artistik, canggih, dan modern, gedung harus tetap memerhatikan aspek lainnya yang sesuai dengan fungsinya.

Contohnya memiliki lokasi yang strategis dan prosfektif, akses kendaraan yang baik, dekat dengan fasilitas umum lainnya, dekat dengan jarak tempat tinggal klien serta karyawan. Bahkan di era modern ini, banyak sekali aspek tambahan lainnya dalam gedung perkantoran. Contohnya sebagai berikut :

1. Restoran
2. Ritel
3. Jalur Khusus kendaraan dan pejalan kaki
4. Tempat pendaratan drone
5. Tempat parkir yang luas
6. Pusat kebugaran
7. Penyewaan mobil
8. Hotel

Berikut adalah pengertian mengenai gedung perkantoran beserta jenisnya.

Bangunan gedung adalah wujud fisik hasil pekerjaan konstruksi yang menyatu dengan tempat kedudukannya, sebagian atau seluruhnya berada di atas dan/atau di dalam tanah dan/atau air, yang berfungsi sebagai tempat manusia melakukan kegiatannya, baik untuk hunian atau tempat tinggal, kegiatan keagamaan, kegiatan usaha, kegiatan sosial, budaya, maupun kegiatan khusus.

Berikut merupakan klasifikasi gedung perkantoran. Klasifikasi bangunan gedung perkantoran adalah bangunan gedung yang seluruh atau sebagian besar ruangnya difungsikan sebagai ruang perkantoran dan ruang fasilitas pendukung pelaksanaan fungsi perkantoran, seperti ruang rapat dan ruang penyimpanan arsip.

Bangunan Perkantoran berdasarkan penggunanya terdiri atas :

1. Tipe A

Bangunan gedung perkantoran yang termasuk Tipe A adalah gedung perkantoran yang ditempati secara permanen oleh lembaga tinggi negara. 

2. Tipe B

Bangunan gedung perkantoran yang termasuk Tipe B adalah gedung perkantoran yang ditempati secara permanen oleh Kantor Kementerian Koordinator, Kementerian  Negara, Pejabat Setingkat Menteri, dan Lembaga Pemerintah Non Kementerian dengan wilayah kerja nasional. 

3. Tipe C 

Bangunan gedung perkantoran yang termasuk Tipe C adalah gedung perkantoran yang ditempati secara permanen oleh Instansi Pemerintah Pusat dengan pejabat tertinggi setingkat Eselon I.  

Contoh: 

a. Gedung Kantor setingkat Direktorat Jenderal; 

b. Gedung Kantor Badan di bawah Kementerian.

4. Tipe D

Bangunan gedung perkantoran yang termasuk Tipe D adalah gedung perkantoran yang ditempati secara permanen oleh Instansi Pemerintah Pusat dengan pejabat tertinggi setingkat Eselon II.

Contoh: 

a. Gedung Kantor Direktorat; 

b. Gedung Kantor Perwakilan; 

c. Gedung Kantor Wilayah; 

d. Gedung Kantor Balai Besar. 

5. Tipe E1

Bangunan gedung perkantoran yang termasuk Tipe E1 adalah gedung perkantoran yang ditempati secara permanen oleh Instansi Vertikal Pemerintah Pusat dengan pejabat tertinggi setingkat Eselon III.  

Contoh: 

a. Gedung Kantor Pelayanan; 

b. Gedung Kantor Daerah; 

c. Gedung Kantor Balai. 

6. Tipe E2 

Bangunan gedung perkantoran yang termasuk Tipe E2 adalah gedung perkantoran yang ditempati secara permanen oleh Instansi Vertikal Pemerintah Pusat dengan pejabat tertinggi setingkat Eselon IV. 

Contoh: 

a. Gedung Kantor Urusan Agama;  

b. Gedung Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT).

source : lampiran II PMK 248/PMK.06/2011 tentang standar barang dan standar kebutuhan barang milik negara berupa tanah dan/atau bangunan

Teknologi Perkantoran - Tanah

 

Tanah menjadi salah satu pertimbangan ketika akan membangun sebuah gedung. Gedung dengan lokasi yang strategis dan sesuai dengan fungsinya akan menguntungkan bagi perusahaan. Contohnya adalah apabila lokasi gedung memiliki akses yang baik maka hal itu dapat meningkatkan aktivitas mobilitas karyawan, kemudian lokasi gedung dengan klien dan karyawan yang sebaiknya berdekatan agar mudah dijangkau.

Contoh :

1. Gedung rumah sakit yang biasa berada di tengah kota, dekat dengan fasilitas lain, memiliki akses jalan yang baik.
2. Gedung puskesmas yang biasa berada di lokasi dekat dengan pemukiman penduduk, berada di pingir kota dengan akses jalan yang baik.
3. Gedung pemerintahan yang biasa berada di pusat kota, dekat dengan fasilitas lain, dan memiliki akses jalan yang baik.
4. Gedung perkantoran yang biasa berada dekat dengan fasilitas umum lainnya, memiliki akses jalan yang baik.
5. Gedung untuk aktivitas jual beli, seperti supermarket, restoran, atau toko biasanya berada di keramaian seperti pusat kota dan pemukiman penduduk, memilki akses jalan yang mudah dijangkau.

Berikut ringkasan mengenai pengertian tanah sebagai pertimbangan apabila ingin membangun gedung di lokasi yang sesuai.

Sebuah kota akan mempunyai peruntukan lahan yang berbeda seperti saat akan membangun sebuah jalan raya, lahan untuk pembangunan gedung-gedung kantor hingga lahan untuk membangun berbagai bentuk fasilitas umum lainnya. Tidak ada lahan kosong yang tidak memilii fungsi, karena semua tanah yang ada sudah dipersiapkan sedemikian rupa dan di kemudian hari nanti akan dimanfaatkan sesuai dengan peruntukannya.

Dalam setiap daerah mempunyai jenis tata guna lahannya masing-masing. Tidak ada daerah yang mempunyai fungsi yang sama karena kondisi geografisnya yang menjadi penentu. Seperti yang disebutkan oleh Chajin dan Kaiser pada tahun 1979, di bawah ini adalah beberapa jenis tata guna lahan:

• Jenis tata guna lahan yang pertama adalah lahan komersial. Lahan komersial merupakan sebuah lahan yang bisa digunakan untuk berbagai berntuk perdagangan ataupun perusahaan besar.
• Jenis yang selanjutnya adalah lahan industri. Tidak semua daerah memperbolehkan perizinan untuk membangun sebuah industri. Lahan untuk industri harus memiliki jarak yang jauh dari perumahan untuk menghindari terjadinya pencemaran yang bisa mengganggu kesehatan.
• Guna lahan publik adalah sebuah lahan untuk berbagai keperluan seperti tempat ibadah, area rekreasi maupun rumah sakit. Lahan ini tidak boleh dipakai untuk keperluan komersil karena bisa mengganggu aktivitas yang ada di dalamnya.

Dalam hal ini, setiap bangunan harus memilih tanah yang strategis dan prospektif sebagai lokasi gedung tersebut. Contohnya seperti bangunan rumah sakit yang biasanya berada di tengah kota, mudah dijangkau oleh masyarakat dan memiliki akses kendaraan yang baik.

Tanah juga perlu diperhatikan saat membangun pondasi gedung. Jenis tanah terdiri dari tanah keras, sedang, lunak dan sangat lunak. Jenis tanah yang dipakai untuk pondasi ialah tanah keras yang kuat untuk dijadikan tatakan bangunan. Pondasi dapat diterapkan berdasarkan kedalaman tanah itu sendiri. Misalnya saja untuk tanah kedalaman 3-20 meter maka sebaiknya menggunakan pondasi dangkal atau pondasi dalam. Apabila tanah keras berada dalam lebih dari 20 meter maka ada baiknya menggunakan pondasi tiang pancang dan bored pile. Pondasi tanah yang lunak akan berbahaya bagi bangunan untuk berdiri kokoh. Tekstur tanah yang lembek ini biasa ditemukan di daerah lereng gunung.

Ada beberapa jenis pondasi dalam membangun sebuah gedung.  Menurut jenisnya ada dua pondasi yakni pondasi dangkal dan pondasi dalam.  Pondasi dangkal digunakan untuk bangunan satu lantai sedangkan pondasi dalam untuk bangunan dua lantai. Tipe pondasi dangkal juga terdiri atas 4 tipe diantaranya ialah sebagai berikut :

1. Pondasi cakar ayam digunakan untuk bangunan berukuran  60 x 60 cm dengan diameter 10 mm.
2. Pondasi batu kali merupakan pondasi yang menggunakan batu kali dengan lebar 60 cm x 25 cm dan tinggi 60 cm.
3. Pondasi Batu Bata dibuat dengan mencampur pasir, semen dan air dengan ukuran standar perhitungan.
4. Pondasi Foot Plat juga dikenal sebagai pondasi jalur yang terbuat dari beton bertulang.

Untuk tipe pondasi dalam terbagi atas dua tipe yakni pondasi bore pile dan tiang pancang. Pondasi bore pile  dibuat dengan pengeboran kemudian memasukkan tulangan dan diakhiri dengan pengecoran. Pondasi tiang pancang dimulai dengan beton precast yang memiliki panjang 10 – 30 meter yang kemudian ditancapkan ke tanah saat proses pemancangan.

Source : anekabangunan.com

Ujian Akhir Materi : KEARSIPAN

JAWABAN :

1.      Arsip adalah hal yang berkenaan dengan kearsipan, kearsipan itu sendiri adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat dan dokumen-dokumen.

Korelasi Arsip dengan record dan warkat adalah :  Record merupakan lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dll) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggung jawaban atas suatu peristiwa. Sedangkan warkat berasal dari baha arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut dan lebih luas yaitu berupa lembaran yang berisi keterangan yang memiliki arti dan kegunaan.

 

2.      Filling adalah suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

Metode penyimpanan arsip terdiri dari : 

a.    Sistem Abjad

b.    Sistem Masalah

c.    Sistem Nomor

d.    Sistem Tanggal

e.    Sistem Wilayah

 

3.      Dalam kearsipan ada 2 sistem yang biasa digunakan dalam lembaga instansi ataupun perusahaan yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi

Lembaga Pemerintah menggunakan sistem sentralisasi

Lembaga Pendidikan Swasta menggunakan sistem Desentralisasi

 

4.      Rumusan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, tentang Kearsipan

Kearsipan adalah hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan dan teknologi komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan dan organisasi politik serta organisasi kemasyarakattan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

 

5.      Kita mengetahui tentang arsip dinamis karena, arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

Ø  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

Ø  Arsip senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

Ø  Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup

SIKLUS ARSIP DINAMIS

Ø  Tahap Pertama

Merupakan tahap penciptaan. Dimana proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam kertas atau dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film tape atau media lainnya.

Ø  Tahap Kedua

Tahap penggunaan aktif dalam jangka waktu beberapa hari dan mungkin bisa tahunan

Ø  Tahap Ketiga

Tahap inaktif dimana arsip ini sudah jarang atau tidak dipakai lagi sehingga disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis.

Ø  Tahap Keempat

Tahap Penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip

 

6.      Penggolongan Arsip

a.   Arsip berbasis kertas ( Paper Record ), yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b.   Arsip pandang dengar ( Audio Visual Record ), yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar.

c.   Arsip elektronik ( Machine Readable Record ), yaitu arsip yang diolah dan disimpan dalam suatu format, dimana komputer sebagai alat yang pemprosessnya.

Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip berbasis kertas.

Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip pandang dengar dan arsip berbasis kertas.

 

7.      Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengelola ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip, yang dilaksanakannya diatur oleh lembaga / instansi

Penyerahan Arsip yaitu tahap setelah pemindahan arsip yang kemudian akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi arsip yang ditentukan.

Pemusnahan Arsip , pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan dan kimiawi.

8.     a. Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang digunakan untuk menyimapan arsip.

b. Folder yaitu lipatan kertas berbentuk segi empat panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

c. Guide yaitu lembaran kertas yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

d. Filling Cabinet yaitu perabot kantorbebrbentuksegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal untuk menyimpan berkas.

e. Boxes File yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip atau warkat.

f. Rotally Filling yaitu peralatan yang dapat berputar untuk menyimpan dokumen dan arsip

g. Cardex yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa akrtu dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar.

9.      Arsip Nilai guna terbagi menjadi 2, yaitu :

    a.)    Nilai Guna Primer yaitu arsip yang digunakan oleh kepentingan lembaga/ instansi yang menghasilkan arsip.

Nilai guna Primer meliputi :

a.       Nilai Guna Administrasi

b.      Nilai Guna Hukum

c.       Nilai Guna Keuangan

d.      Nilai Guna Ilmiah

    b.)    Nilai Guna Sekunder yaitu arsip yang digunakan oleh lembaga/ instansi atau kepentingan umum serta sebagai barang bukti pertanggungjawabban kepada masyarakat.
Nilai Guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

  

10.  Dik : PT.Bank Mandiri memiliki gedung 12 lantai, 2 lantai untuk arsip  dengan luas 120 meter persegi / lantai

Dit : Berapa kemampuan beban rak konvesional dan non konvesional?

Jawab : Beban rak konvesional rata-rata 1.200 kg/ meter persegi
Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

240 meter persegi x 1.200 kg/ meter persegi = 288.000 kg

Beban rak non konvesional rata-rata 2.400 kg/ meter persegi

Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

240 meter persegi x 2.400 kg = 576.000 kg